Si bien es cierto que el precio de los equipos informáticos como los ordenadores personales continúa disminuyendo, el costo real de poseer y operar equipos informáticos continúa creciendo. Los estudios de investigación han mostrado que el 85% del costo anual estimado de poseer y operar un ordenador se desembolsa en concepto de servicios de mantenimiento informático y asistencia técnica (15%), tareas administrativas (14%) y actividades mal orientadas de los usuarios finales (56%) realizadas mientras se utilizan sus ordenadores. El mayor componente del costo es el tiempo desperdiciado por los usuarios finales al tratar de ayudarse a sí mismos y al intentar ayudar a otros compañeros de trabajo con problemas que deben ser resueltos por un responsable de informática o por un departamento de sistemas informáticos.
La clave para administrar los costos de posesión de ordenadores consiste primeramente en entender dichos costos al milímetro, y luego intentar implantar la tecnología como una herramienta para reducir costos. Las empresas que cuentan con servicios de mantenimiento informático pueden realizar control remoto de sus sistemas, permite tareas de administración de redes para misiones críticas tales como mantenimiento remoto de servidores y diagnosis de problemas de infraestructura de redes, tales como administrar recursos de correo electrónico, servidores de archivos y ordenadores de usuarios finales de la red.
Nuestro planteamiento en lo relacionado a servicios de mantenimiento informático se basa en la reducción de costes apoyandonos en lo siguiente.
Los servicios de mantenimiento informático permiten el ahorro en atención de llamadas. Uno de los componentes más significativos del costo es el tiempo que se dedica a resolver problemas telefónicamente.
Los servicios de mantenimiento informático permiten realizar menos visitas al sitio. Al utilizar asistencia remota, se pueden resolver problemas sin despachar un técnico hacia el sitio, tales como dar de alta una cuenta de correo, desbloquear un trabajo de impresión, etc…
Los servicios de mantenimiento informático ayudan a tener menos tiempo no productivo de los usuarios finales. A medida que la atención de llamadas se vuelve más eficaz, el tiempo no productivo del usuario final disminuye y la productividad aumenta. Cuanto más rapido se resuelve un problema más rápido puede volver el usuario a su trabajo sin que ellos dediquen cantidades significativas de tiempo no productivo a tratar de resolver el problema por sí mismos.
Veamos a continuación el comparativo de una empresa con servicios de mantenimiento informático y otra que no tiene .
Una empresa que no dispone de servicios de mantenimiento informático para sus instalaciones padece los siguientes problemas:
- Ordenadores lentos.
- Fuga de información.
- Software Ilegal o Pirata.
- En las empresas que no cuentan con servicios de mantenimiento informático por lo general sus usuarios realizan tareas personales en ordenadores de empresa, con fotos de sus niños, películas , etc.
- Servidor no controlado y sin gestión. Nadie sabe garantías, soporte, etc. son característica de empresas que no tienen contratados servicios de mantenimiento informático.
- Copias de seguridad inexistentes. Información de la empresa no protegida.
- Ya por último las empresas que no cuentan con servicios de mantenimiento informático tienen altos costes en informática en elementos no necesarios o duplicados por tener muchos proveedores y marcas de equipos.
Una empresa que si cuenta con servicios de mantenimiento informático para sus instalaciones se encuentra en la siguiente situación:
- Ordenadores rápidos. Un buen proveedor de servicios de mantenimiento informático sólo instala en ellos el software que se va a utilizar en el entorno corporativo. Los empleados no pueden instalar absolutamente nada sin aprobación de la empresa de servicios de mantenimiento informático y la dirección de la empresa.
- Frente a la fuga de información un proveedor de servicios de mantenimiento informático establece un protocolo de permisos de acceso a la información de la empresa con la dirección. Los usuarios sólo tienen acceso a la información permitida. Los Virus o programas maliciosos que podrían robar información están en un escenario poco propenso para poder trabajar: usuarios sin permiso de administración para poder instalar, sin acceso a toda la información y con ordenadores perfectamente protegidos mediante sistemas de seguridad: firewall y antivirus.
- En relación a Software ilegales o piratas, un proveedor de servicios de mantenimiento informático profesional debe levar el control de los ACTIVOS que tiene su empresa y el software que necesita licenciar para cumplir con la LEY. Debe asegurarse que la empresa de servicios de mantenimiento informático esté certificada como expertos EN SGSI. (Sistemas de Gestión de la seguridad de la información)
- Los ordenadores son herramientas de trabajo y se aconseja a la dirección de la empresa que en un 100% acepte las directrices de su proveedor de servicios de mantenimiento informático de no usar información personal en los equipos corporativos. La dirección debe establecer esta norma con la ayuda de su proveedor de servicios de mantenimiento informático e implantar un procedimiento interno en el cual los trabajadores firman un aviso donde se les informa de estas normas y de la LOPD.
- los buenos servicios de mantenimiento informático deben incluir el análisis y diagnostico del servidor: fabricante y soporte en España y debe darle opciones de garantías o cambio de marca según sean sus necesidades. Los servicios de mantenimiento informático deben establecer y controlar las garantías de los servidores para minimizar los tiempos no productivos en caso de Averías. En Canarias existe un problema muy grave con los transportes y este tema hay que tenerlo muy claro porque por una fuente de alimentación rota en un servidor el cliente puede tener el mismo más de 15 días parado.
- Los servicios de mantenimiento informático establecen un sistema de copias de seguridad en 4 pasos: Análisis, Diseño, ejecución y supervisión. Si uno de los 4 pasos falla, el sistema de copias falla y las probabilidades de no poder recuperar la información aumentan.
Le recomendamos que contrate verdaderos consultores de Sistemas con experiencia comprobada en servicios de mantenimiento informático, capaces de diseñar productos en relación a las necesidades reales de su empresa y no de lo que quieren venderle.
